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La manutenzione è anche "dentro" le aziende

 

L'articolo di oggi non ha come argomento la sicurezza ma è "dietro le quinte" perché nelle aziende, per raggiungere un certo livello di sicurezza, bisogna anche rivedere i flussi di lavoro, fare una "manutenzione" ai processi interni.

Se non rivediamo i processi interni come per esempio la custodia di documenti importanti sia cartacei che digitali (il luogo in cui vengono conservati e chi può accedere) non getteremo mai le basi per una buona sicurezza. 

 

Non servono molte telecamere e sensori se poi un nostro collaboratore o noi stessi usiamo computer con password deboli, reti wifi con password semplificate, convinti del fatto che "tanto nessuno la può scoprire". 

Pensiamo alle chiavi dell'armadio dove sono custoditi i documenti dell'azienda - per esempio i fascicoli dei dipendenti, dei fornitori, dei clienti - sono potenziali dati sensibili che possono essere sottratti. 

 

Come ripeto spesso la manutenzione è importante in ogni ambito. È importante nelle infrastrutture, nei veicoli mezzi di trasporto, nei sistemi informatici ed infine in casa nostra. Ma quanti di noi veramente progettano e programmano la manutenzione? Si, bisogna progettare la manutenzione: è necessario pensare innanzitutto a cosa fare e come farlo, gli strumenti da utilizzare, ai tempi di esecuzione e la ripetitività dell’intervento.

 

La visione comune della manutenzione in un'azienda è nei seguenti elementi: sistemi informativi, nei veicoli o nella sede stessa.

 

"La mia visione della manutenzione in azienda comprende
anche la valutazione dei processi lavorativi"

 

In ogni azienda l’imprenditore crea dei processi lavorativi suddivisi anche in varie fasi per l’espletamento del fine aziendale. Processi come l’acquisizione del cliente, la gestione del cliente e l’erogazione del servizio o prodotto sono di fatto basati su flussi di lavoro (workflow) che l’imprenditore “inventa” quando fonda la sua attività e li consolida nel tempo. 

Però tutto evolve, cambia, si adatta. Ma molte aziende no. I processi aziendali restano tali e non ci si pone mai il problema se siano adeguati. 

Non è obbligatorio rivedere con cadenza regolare questi processi, non tutti s’intende, ma alcuni processi decisamente sono come i beni strumentali: il periodo di ammortamento è definito. 

Già l’acquisizione dei clienti è cambiata, perché i social network hanno modificato le interazioni personali, oppure possiamo prendere ad esempio la fatturazione. Prima bisognava avere un contabile che facesse ogni mese tutte le fatture e registrasse i pagamenti incrociando i dati del conto corrente. Adesso la maggior parte dei software di fatturazione sono strutturati per associare i pagamenti con un click. Quanto tempo, e soldi, risparmiati! Possiamo quindi accelerare diverse procedure e risparmiare tempo. E quindi il normale flusso di lavoro è cambiato. 

Rivedere i processi aziendali serve a snellire la propria azienda, aumentare la produttività ed aumentare la sicurezza. Perché se l’azienda è efficiente ha meno costi di funzionamento ed un livello di sicurezza più alto. 

 

Quindi fare manutenzione alla propria azienda serve. Eccome! 

La tua azienda com’è messa? Hai mai ripensato ad un processo di lavoro?

 

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